Если вы используете Notion, TickTick или любой другой планировщик задач и всё равно тонете в хаосе просроченных дел, а голова пухнет от задач и вы не знаете, за что взяться в первую очередь — проблема не в приложениях. Проблема в системе.
Я покажу 3 простых и, главное, бесплатных инструмента, которые помогут вернуть вам фокус.
И что важно — они все простые в плане внедрения. На первый можно выделить час, на второй 5–15 минут, а последний вообще применяется за 1 минуту.
Эти инструменты можно применять на разных уровнях: если у вас несколько бизнесов, один бизнес или вы руководитель отдела — делаете версии документов локально, под свою зону ответственности.
Первый инструмент поможет выгрузить из вашей головы основную концепцию бизнеса.
Здесь разложены основные элементы, по которым можно описать ваш бизнес:
функции собственника
продукты и услуги
структура компании
упаковка
личный бренд (если актуально)
источники трафика
продажи
создание продукта
Когда вы сделаете такое для вашей компании — у вас будет рисунок будущего пазла, который вы кусочек за кусочком будете собирать в компанию вашей мечты.
Когда это актуально
Вы запускаете новый бизнес или новое направление и хотите выгрузить из головы общую концепцию — что вы вообще собрались строить.
Или когда хотите составить общее видение для себя и команды в действующих проектах.
Как появился этот инструмент
В своё время, когда я только-только запускал компанию Systemmatica, сделал для себя первый документ, где попытался обрисовать — что я вообще строю. Цель была простая: выложить мысли на бумагу. Классическая история про «бизнес на салфетке», только если у вас под рукой нет салфетки и вы очень любите майнд-карты.
Документ я назвал скромно — «Строим великую компанию».
Важно: когда будете делать такой же для себя, делайте его в облачной системе. Позже объясню почему.
Сначала чисто для себя, как главный архитектор, я по кирпичикам собирал концепцию своего будущего бизнеса.
А вот то, что произошло дальше, стало переломным моментом.
Какое-то время документ лежал у меня в личном доступе, периодически я что-то в него дописывал. А потом решил показать двум единственным на тот момент сотрудникам, что вообще получилось. Хорошо, что по привычке включил запись в Zoom.
Я презентовал своё видение и получил от команды обратную связь. И, глядя на их реакцию, понял: у них за короткий срок сложилось чёткое представление, что за компанию мы вообще строим. То самое смещение фокуса с «камни таскаем» на «храм строим», как в той притче.
И тогда я понял, что штука рабочая и надо закрепить успех. Чтобы все будущие сотрудники тоже были в контексте, в нашу папку с материалами для новичков мы добавили ссылку на эту майнд-карту и то самое видео, где я в течение 20 минут рассказываю про эту концепцию.
Зачем показывать кандидатам до собеседования
Теперь эта карта всегда доступна действующим и будущим сотрудникам. Рекомендую отправлять эту папку кандидатам ещё до собеседования.
Это классная механика для удержания сильных кандидатов, потому что для них очень важно понимать — куда ваша компания движется. Тогда они могут понять:
пригодятся ли их навыки на дистанции
какие есть варианты карьерного роста
как они смогут развиваться
И в моём случае этот чертёж оказался очень жизнеспособным. Был миллиард изменений в плане деталей, но общая концепция бизнеса осталась та же самая: мы внедряем системные инструменты руками нашей команды и стараемся максимум головняка и временных затрат снять с наших клиентов.
Какие ветки добавить в майнд-карту
На нашем примере покажу, какие ветки туда можно занести. Но вы потом адаптируйте под свою компанию.
Функции собственника — на чём я сфокусирован.
Продукты и услуги — причём они разбиты на входные продукты, базовые продукты и так далее.
Структура компании. Тут есть интересный момент, который мне сотрудники подсветили.
Изначально я сделал общую структуру компании, как я её вообще вижу — как говорят консультанты, концепция TO BE.
А сотрудники попросили: «Это всё понятно, но нас пока что всего двое. Можно нам какой-нибудь зародыш великой компании, где есть самые базовые штуки?» По типу MVP, только не продукта, а структуры.
Когда мы собрали такую черновую штуку — на тот момент это было супер удобно. У ребят пропал страх масштаба и они поняли: «Да, мы когда-то к этому придём, но у нас есть понятный промежуточный шаг».
Эту концепцию можно развить ещё дальше: сделать вторую версию, где берёте все блоки на перспективу и выделяете следующие несколько приоритетных — «Великая компания 2.0» и так далее.
Упаковка. На старте у нас не было так много всего. Был сайт, презентации, отзывы, лид-магниты. Но в начале мы внедрили самую-самую базу.
Например, однажды мы попробовали сделать объясняющую презентацию, где расписали конкретный Jobs-To-Be-Done. Систематизация — звучит непонятно, и мы подумали: «А давай какой-нибудь конкретный кейс разберём». Описали, сработало хорошо — такие презентации мы сделали для IT, франшиз, рекрутинга. Концепция сработала хорошо, поэтому сразу накидали, какие ещё ветки Jobs-To-Be-Done могут быть.
Личный бренд — актуально для консалтинга, но в текущих реалиях уже для многих бизнесов.
Источники трафика — какие каналы могут быть.
Путь клиента — как выстраиваем продажи.
Работа по проектам — как это всё будет выстроено.
Берите как референс самые верхние уровни, а дальше наполняйте под свою компанию.
Где ещё работает этот инструмент
Этот инструмент «Строим великую компанию» очень классно себя показал. Относительно недавно мы запустили вариант работы, где заходим на процент от чистой прибыли в компанию клиента. И там мы делаем гораздо больше работы, чем в рамках обычных агентских проектов.
Когда оцениваем бизнес и обсуждаем концепцию, майнд-карта и финансовая модель — два ключевых документа, которые я собираю. Чтобы и мне самому концепцию понять, и партнёрам-собственникам это формализовать и выгрузить из их головы. Потом, когда подключаем проектную команду, гораздо быстрее погружаем их в контекст.
Лайфхак: не пытайтесь охватить всё сразу
Когда будете смотреть на такую карту и выбирать, какие блоки закрыть в первую очередь, не надо пытаться сразу объять всё и вся.
Выбираете что-то ключевое. Например, презентация: «У нас должно быть много презентаций на каждое направление» — это когда-то потом. А сначала выберите одну общую презентацию: схема работы, кейсы, цены. Этого уже будет достаточно.
Потом, когда дойдут руки, закроете остальные блоки.
Это та самая концепция «зародыш великой компании», которую можно расшивать не только на структуру компании, но и на ключевые блоки. Возвращаетесь к ней раз в месяц, выбираете самые приоритетные блоки и потихоньку это всё закрашиваете.
Из дополнительных бонусов — медитативный приятный эффект, когда вы зелёные галочки ставите и видите, как майнд-карта со временем становится потихоньку зелёной. Вы постепенно приближаетесь к компании мечты.
Естественно, здравый смысл и гибкость никто не отменял. Нет такого, что вы эту майнд-карту собрали и должны строго следовать этому на протяжении нескольких лет. Если что-то поменялось — отразили и двигаетесь уже по новому сценарию.
Но фишка в том, что если вы уже плюс-минус на опыте и это не первый ваш бизнес, то с высокой вероятностью те черновые наброски, которые вы сделаете, будут актуальны и на дистанции — только в деталях что-то будет меняться.
Инструмент №2: Ежемесячный чекап компании
Ок, с общим видением разобрались. Но как понять, на чём держать фокус в моменте? Для этого делаем «Чекап компании».
С какой проблемой я столкнулся
У нас есть работа с клиентами, задачи по развитию, маркетингу, партнёрству, лидогенерации, моё спикерство, книга, YouTube и куча всего… В рамках бизнеса очень много веток. И вот я как собственник почти ничего из этого не делаю руками — но всё приходится держать в голове, чтобы контролировать, дирижировать ресурсами команды.
Такой объём направлений создаёт лишний стресс и ощущение, что ты по факту ничего не контролируешь. Куча всего вокруг происходит, и ты не понимаешь, на чём сфокусироваться.
Что я сделал
Просто разложил на бумаге текущую ситуацию.
Выписал ключевые ветки: рекрутинг, маркетинг, продажи, производство и прочие активности. По каждой начал писать по одному-два тезиса — что сейчас вообще происходит.
Глядя на это, я уже лезу в задачник и приоритизирую — что нужно бить сюда, все задачи, связанные с этим направлением, поднимаем наверх.
Эффект
Стало понятно, где ключевой фокус должен быть. На нашем примере — это верхний уровень маркетинговой воронки. Это сейчас наше узкое горлышко — соответственно, я буду туда работать: лидогенерация, партнёрский отдел, книга, YouTube-канал, спикерство.
За последние несколько месяцев мы сделали столько же, сколько за последний год:
Появилась сотрудница, которая с августа разносит партнёрский отдел
Оборудовал новую студию, начал снова с кайфом записывать ролики для YouTube
Книга после полутора лет работы на финальной стадии, запустили предзаказы
Как часто делать чекап
Сначала я это делал без какой-либо системы, у меня даже напоминалок не стояло. Но каждый раз, когда начинала пухнуть голова, снова появлялось ощущение, что я ничего не контролирую — вспоминал, что можно сделать такой чекап.
Открываю документ, ставлю текущую дату, смотрю предыдущую дату — и вижу, что прошёл примерно месяц.
Учитывая, что это упражнение каждый раз делал в одном и том же документе, начала копиться история. И теперь помимо разбора текущей ситуации я ещё смотрю, что у нас поменялось с прошлого периода: что реализовали из намеченного, где планы поменялись, что не получилось.
Плюсы такого подхода
В горячке ежедневной рутины полезно иногда вернуться назад и посмотреть, что было сделано
Получаешь моральное удовлетворение от того, сколько по факту хорошего было совершено за прошлый месяц
Если что-то пошло не так — делаешь выводы и двигаешься дальше
Иногда можно обнаружить задачи, которые просто потеряли и забыли зафиксировать
Как транслировать на команду
По аналогии с майнд-картой я сначала делал чекап для себя и никому не показывал.
В очередной раз сделал упражнение и думаю — нормальная тема. Надо бы и команде рассказать, что у нас вообще происходит. Да, у нас есть еженедельные планёрки, где ребята рассказывают, что было интересного в рабочем плане, но это по кусочкам и далеко не всё, что происходит в плане бизнеса.
Я сел, включил запись экрана и за 5 минут прошёлся по документу со своими дополнительными комментариями и выложил в общую группу. Ребятам зашло. И теперь это системная история.
Теперь у меня срабатывает напоминалка:
сделать чекап текущей ситуации
провести рефлексию по прошлому месяцу
записать видео для команды и выложить в общую группу
Инструмент №3: Правило трёх задач на день
Ок. Общее видение есть, с приоритетами на месяц разобрались — а дальше, как говорят в умных книжках: «сделали декомпозицию, расписали все задачи».
Но дальше случается нюанс — неважно, какой методологией вы пользуетесь: GTD, кайдзен, Матрица Эйзенхауэра или ещё чем-то — задач, скорее всего, получится очень много.
Окей, вы их разбили по блокам: бизнес, развитие, YouTube, книга и т.д.
Стало легче, но всё ещё непонятно, за что взяться.
Дальше делаем список приоритетов.
Инфляция приоритетов
Затем начинается классическая история с инфляцией приоритетов.
Приоритетных задач со временем становится больше и больше. В результате у вас сначала список важных, потом важные на сегодня, потом важные и срочные на сегодня — и вот это всё пухнет, пухнет, пухнет, и со временем вы всё равно начинаете теряться.
У меня был подробный задачник с тегами, направлениями, приоритетами — всё равно не помогало. Задач всё ещё много, непонятно, за что взяться. Всё время пытался в голове это как-то упорядочить. Их 15 штук, все важные, срочные — что сделать прямо в моменте, непонятно.
Решение: выделить три главные задачи
И потом мне попался ролик одного американского миллиардера с очень простой техникой: он смотрит на свой список задач и выделяет для себя три самых приоритетных, которые кровь из носу должен сделать сегодня. Всё остальное — влезет, замечательно, не влезет, ничего страшного. Самое ключевое уже сделано.
Самое простое, как я это делаю в TickTick — выделяю задачу и жму «закрепить». После этого она попадает в список закреплённых. Большую часть времени я вижу только эти 3 закреплённые задачи, а остальные меня никак не колышат.
Когда начал выделять 3 и скрывать остальное — сразу наступил дзен. И при этом успеваешь гораздо больше, потому что нет паники, суеты и бесконечного переключения между задачами в попытке всё успеть.
Сколько задач выделять
По поводу оптимального количества — здесь каждому нужно свой темп подобрать.
Когда я про эту механику рассказал в бизнес-клубе Реформа, большинство поделились, что они выделяют 2 ключевые задачи, потому что 3 уже многовато.
Я заметил, что иногда у меня получается и 5 задач, но есть нюанс: обычно из них максимум 2 я делаю руками. Например, сценарий для ролика или какие-то важные переговоры, которые пока не делегировать. А остальные 3 — это что-то важное и фокусное, но то, что делается руками команды, а я слежу, чтобы оно случилось.
Дополнительная фишка
Помимо того, что я закрепляю задачи, ставлю себе ещё отдельную напоминалку в календарь на каждое утро или вечер (кому как удобнее) — выделить три самые ключевые задачи на день и закрепить их.
Резюме: связка из трёх инструментов
Таким образом, у вас получается связка из трёх инструментов:
Майнд-карта «Строим великую компанию» — общая концепция бизнеса для вас и ваших сотрудников, партнёров, подрядчиков
Ежемесячный чекап компании — планы на месяц, рефлексия и выгрузка хаоса из головы
Правило трёх задач — закрепление ключевых задач на день
Эти инструменты можно использовать на разных масштабах: вы серийный предприниматель и у вас несколько проектов, вы собственник одного бизнеса или руководитель конкретного отдела. Включаете те ветки, которые в вашем фокусе — и будет вам счастье.
С чего начать
Вам не обязательно сразу кидаться делать всё. Выберите один инструмент, который больше всего понравится, и сделайте хотя бы его. Как освоитесь — возвращайтесь к этой статье и внедряйте следующий инструмент.
Чтобы не заморачиваться, сделайте сначала просто для себя. А если тема зашла — транслируете на команду.
Хотите внедрить систему управления без головной боли?
Если вы хотите построить системный бизнес и разгрузить свою операционку — мы поможем построить систему управления бизнесом за 2 интервью в неделю. И что важно — всё делается руками нашей команды.
Вы или ваши сотрудники просто приходите в Zoom на интервью, а всю остальную нудную, но важную работу делаем мы. Вы в это время спокойно зарабатываете деньги и занимаетесь привычными задачами.
Мы внедряем:
Базы знаний, где собран весь контент
Системы учёта, чтобы всё было прозрачно и задачи не терялись
Дашборды с аналитикой, чтобы вы могли принимать управленческие решения
Мы работали уже с самыми разными клиентами из разных стран мира и в самых разных нишах. Да, нюансы везде есть, но глобально это универсальные базовые инструменты, которые подходят для любых ниш.
